Geolocalizzazione, le istruzioni dell’INL e del Garante

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Erika Benedetti 
A quasi due anni dalla riforma dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, il tema dei controlli a distanza è ancora oggetto di confronti a livello dottrinale e di chiarimenti.

Tra le novità del Jobs Act, l’esplicito riferimento alla disciplina del Codice della Privacy è uno degli elementi maggiormente innovativi, rendendo chiaro l’intento del legislatore di affrontare in maniera organica la questione. Il Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto più volte sul tema tramite provvedimenti di portata generale, come ad esempio le Linee guida del 2010 sulla videosorveglianza. Da non dimenticare sono, poi, i provvedimenti ad hoc elaborati dalla stessa Autorità. Grazie a questi casi specifici, si è potuto analizzare l’uso di una serie di strumenti – come lo smartphone, la posta elettronica e i sistemi di geolocalizzazione – emblema dell’evoluzione tecnologica degli ultimi anni.

I sistemi di geolocalizzazione delle autovetture aziendali sono stati oggetto sia di una circolare dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro a novembre 2016, sia di un provvedimento del Garante di poche settimane fa. In questo caso, la lettura sinergica dei due testi rende fattivo l’intento del Legislatore di dare operatività concreta al Decreto Legislativo n.151/2015, di modifica dell’articolo 4 dello Statuto. Vediamo perché.

Nella circolare INL n.2/2016 si ha una definizione di strumenti di lavoro – esenti dalla procedura di autorizzazione secondo il nuovo disposto dell’articolo 4 – legata al concetto di indispensabilità. Il GPS è considerato “un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma, per rispondere ad esigenze ulteriori di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro.” Partendo da tale considerazione, il GPS sull’auto aziendale deve essere oggetto di autorizzazione tramite accordo sindacale o, in via amministrativa, da parte dell’ITL.

Il provvedimento del Garante del 16 marzo 2017 conferma la necessità dell’autorizzazione prima di procedere all’installazione del sistema di geolocalizzazione sulla flotta aziendale. Sebbene sia riscontrato un interesse legittimo dell’azienda riconducibile “a finalità organizzative e produttive, nonché legate alla sicurezza del lavoro e alla tutela del patrimonio aziendale”, questa potrebbe diventare uno strumento di controllo a distanza. Nel provvedimento viene specificato come la configurazione del sistema non contempli “la diretta identificabilità dei conducenti ˗ coerentemente con il principio di minimizzazione del trattamento dei dati ˗ l’identità dei singoli dipendenti è ricavabile dalla consultazione dei documenti relativi all’autenticazione a bordo del veicolo effettuata all’inizio del turno di lavoro (..), con conseguente applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali” ma resta fermo quanto specificato nella circolare INL illustrata in precedenza.

Gli accorgimenti tecnici, rientranti nel campo del cd. privacy by design (elemento chiave nel nuovo quadro regolatorio sulla protezione dei dati personali che sarà operativo dal mese di maggio 2018), sono necessari ma non sufficienti per poter bypassare l’autorizzazione ex articolo 4.

La ricostruzione del Garante si basa sul concetto di bilanciamento degli interessi di ambo le parti da cui derivano una serie di raccomandazioni per un corretto trattamento dei dati raccolti dal sistema di geolocalizzazione. La prima è quella relativa ai tempi di conservazione dei dati personali che andranno individuati “tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite” proprio secondo i generali principi di necessità, pertinenza e non eccedenza alla base del Codice privacy. Nel caso specifico, il Garante specifica come i dati dovranno essere trattati dal sistema con “una periodizzazione temporale” e non in maniera continua per assicurare il rispetto dei principi suddetti.

Le finalità del trattamento possono essere diverse: utilizzo in caso di sinistri stradali o multe e la gestione degli adempimenti correlati al rapporto di lavoro. In quest’ultimo caso, i dati strettamente necessari e tenuti nel libro unico del lavoro, potranno essere conservati per cinque anni; nelle altre ipotesi, il lasso di tempo consentito è nettamente più breve e legato sempre al principio di necessità e non eccedenza.

Sul piano pratico il Garante elenca una serie di prescrizioni per l’azienda che si aggiungono alle precedenti:

– il sistema deve essere configurato in modo da consentire l’accesso ai dati trattati al solo personale preposto, avvalendosi di sistemi di autenticazione ed estrazione dei dati personalizzati per i soli incaricati al trattamento;

– la cancellazione automatica dei dati dopo la decorrenza degli specifici termini di conservazione fissati;

– l’anonimizzazione dei dati raccolti se utilizzati per finalità statistiche e di programmazione delle attività.

Per concludere il provvedimento l’Autorità garante fornisce una sorta di vademecum con i singoli passi che possono essere considerati di portata generale per il corretto utilizzo di questo tipo di apparecchiature. Relativamente alle prescrizioni derivate dal Codice, viene ricordato come debba essere effettuata la notifica al Garante ex articolo 37 comma 1 lett. A) e fornita ai dipendenti coinvolti un’adeguata informativa sul trattamento ex articolo 13. È inoltre ricordata la necessità di adottare misure di sicurezza che preservino l’integrità dei dati e l’accesso non autorizzato a questi.

Il caso della geolocalizzazione è un esempio concreto di come la disciplina giuslavoristica e quella privacy vadano interpretate sistematicamente senza perdere di vista i principi ispiratori dell’una e dell’altra. L’obiettivo è d’altronde lo stesso: garantire la dignità della persona. 

Oltre alle novità già in vigore del Jobs Act, manca poco più di un anno all’operatività del Regolamento UE 2016/679 e le questioni aperte sono ancora molte. La comprensibilità delle norme è una condizione imprescindibile e quanto mai necessaria in questo momento di evoluzione del contesto normativo. 

Il dialogo tra soggetti istituzionali è quindi importante per avere un quadro regolatorio chiaro e fornire agli operatori del mercato del lavoro un perimetro certo in cui muoversi. 

 

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